ZAŠTO JE VAŽNA GRAMATIKA U POSLOVNOJ KOMUNIKACIJI

0
719

„Vaša gramatika je odraz vaše slike. Dobro ili loše, napravili ste utisak. I kao i svi utisci, vi ste u potpunoj kontroli.“ – Jeffrey Gitomer. Bez obzira na vrstu posla koji imate, vjerovatno je da se još uvijek u velikoj mjeri oslanjate na pisanu riječ da biste prenijeli poruku.

U ovom medijski podstaknutom dobu pisana poslovna komunikacija može poprimiti različite oblike – od skromne dojave, pisma ili faksa do ponude, prijedloga, prijave ili izvještaja; ne zaboravljajući e-poštu, web stranice, bloganje i druge komunikacije na društvenim medijima. Pisani dokumenti vaše kompanije mogu sadržavati marketinške materijale, odgovore na upite kupaca, izveštaje klijentima i drugim zainteresovanim stranama. Lista je beskrajna…

Mnogo je razloga zbog kojih biste trebali biti sigurni da je pisani materijal vaše kompanije gramatički ispravan, da se otklanjaju pravopisne greške i da se koristi tačna interpunkcija. Neki od njih uključuju sljedeće:

Prvi utisci su važni: 

Želite da budete sigurni da odajete utisak profesionalaca. Želite ostaviti čitaocu dobar prvi utisak. Ne samo da želite privući njihovu pažnju, već i želite da zaslužite njihovo poštovanje. Dobar pravopis, pravilna gramatika i odgovarajuća upotreba interpunkcije stvoriće kod poslovnog partnera bolju sliku o pojedincu ili organizaciji sa kojom posluje.

Dobra reputacija: 

Slično tome, klijenti i dobavljači vjerovatno će vjerovati kompaniji koja komunicira jasno i tačno. Upotreba odgovarajuće gramatike pomoći će u održavanju kredibiliteta i ugleda vaše kompanije kao profesionalnog i pouzdanog preduzeća koje sve svoje interakcije sa kupcima i trgovcima smatra jednako važnim.

Izbegavajte pogrešno komuniciranje i nerazumijevanje: 

Pogrešan pravopis ili nedostatak interpunkcije mogu stvoriti konfuziju. Možda će vaša publika nagađati šta pokušavate reći. Pravopisne greške i gramatičke greške takođe mogu promijeniti značenje vaše poruke, što može dovesti do dezinformacija. Neki će vam se čitaoci obratiti da to razjasne, drugi možda neće. To je, u slučaju novih prilika/kupaca, nešto što želite izbjeći. Ne želite da vas slaba gramatika košta poslovne mogućnosti.

Učinite svoju komunikaciju efikasnijom: 

Vjerovatno je da ne želite odvratiti svoje čitaoce od poruke koju pokušavate prenijeti dajući im gramatiku i pravopisne greške kojima bi se mogli pozabaviti. Takođe, takve greške otežavaju čitanje onoga što ste napisali. Ne biste željeli stvarati distrakciju u glavi svoje publike, pogotovo ako pokušavate navesti ih da preduzmu neku vrstu akcije – poput praćenja linka na vašoj web stranici ili prijave za uslugu.

Smanjite rizik od skupih tužbi: 

U današnje doba i kada većina preduzeća posluje na globalnoj osnovi s timovima ljudi razbacanih po svim uglovima planete, pisane komunikacije – posebno e-poruke i druge aplikacije za razmjenu trenutnih poruka – postale su suštinski dio njihove operacije. Gramatički netačni dokumenti mogu prenijeti dezinformacije, lažno uvodeći čitaoca u pogrešno postupanje ili njegovu reakciju na dokument. To zauzvrat može vaše poslovanje ostaviti ranjivim za skupe pravne postupke, na osnovu toga što su dostavljene informacije bile na neki način neistinite ili pogrešne – možda jednostavno zbog nekih tipografskih grešaka ili drugih grešaka.

Zadržite konkurentsku prednost vašeg poslovanja. 

Činjenica: Loša gramatika utiče na poslovanje. Tačka. Istraživanje je pokazalo da bi se mnogi kupci ustručavali u kupovini s web stranice koja ima očite gramatičke i pravopisne pogreške. Konkurencija je jaka; imate samo kratko vrijeme da impresionirate potencijalnog novog kupca (posebno na internetu). Ne želite svoje proizvode ili usluge predstaviti u nepovoljnom svjetlu ili natjerati čitataoce da izgube zanimanje sa lošom gramatikom. Umjesto toga, želite da steknete i održite povjerenje i pažnju čitalaca u svakom trenutku. Mogućnost jasne i efikasne komunikacije vjerovatno će dati vašoj kompaniji određenu prednost u odnosu na rivale koji su u tome manje uspješni.

Povećajte produktivnost: 

Mnoga se preduzeća oslanjaju na pisane smjernice (na primjer, bilješke ili e-poruke) među članovima tima. Ispravan pravopis i gramatika pomoći će vašim zaposlenicima da bolje razumiju vaše upute, čime će se izbjeći zabuna ili nerazumijevanje oko toga što se od njih očekuje. Rezultat će biti manje vremena koje se izgubi pokušavajući shvatiti loše napisana uputstva i više vremena provedenog u obavljanju posla. Ovo bi takođe moglo pomoći u održavanju skladnih radnih odnosa između kolega, kao rezultat bolje i jasnije komunikacije.

Važnost dobre gramatike u poslovnoj komunikaciji definitivno je nešto što bi sve kompanije trebale imati na umu, bez obzira na njihovu veličinu ili industriju u kojoj posluju. Prva i najosnovnija provjera trebala bi biti upotreba računara, tableta ili pametnog telefona za provjeru pravopisa. Međutim, ne biste se trebali oslanjati samo na aplikacije za provjeru pravopisa da ulovi pogreške, jer neće pokupiti pogrešnu riječ koja se koristi (npr. „tamo“ umjesto „njihovo“).

Ključno je lektorisanje vašeg dokumenta; ili to učinite sami ili još bolje, zamolite kolegu za pomoć – uvijek je dobra ideja imati svjež par očiju da pogledaju ono što ste napisali. Najbolji način da se dokument još pročita, jeste staromodna olovka i lenjir nad štampanom kopijom; drugi načini uključuju čitanje unazad ili čitanje naglas.

Pauza i ponovni pregled vašeg rada nakon što završite sa pisanjem takođe mogu poboljšati vašu sposobnost da uočite greške. To vam takođe daje šansu da se poboljšate, ispravljajući formulacije i interpunkcijske znakove u nastavku. Ovo je posebno važno za adrese e-pošte, gdje nemate drugu priliku za stvaranje dobrog prvog utiska.

Takođe, veoma je bitno da zaposleni koji su zaduženi za poslovnu komunikaciju stručno rade u svom poslu. Potrebno je da im se omogući odgovarajuća obuka i podrška. Pored toga, postoji veliki broj web stranica koje nude savjete o poslovnoj komunikaciji i na koje se načine ista može unaprijediti.

Konačno, ukoliko nemate dovoljno vremena ili znanja, mogli biste razmisliti i o korišćenju usluga copywriter-a ili savjetnika za pisanje, provjeru i lektorisanje vašeg pisanog materijala (na primjer, ako pišete za novu web stranicu ili marketinšku brošuru).

Ово веб место користи Акисмет како би смањило непожељне. Сазнајте како се ваши коментари обрађују.